Gouvernance et Records management

Le gouvernance d’entreprise se compose des processus, des usages, de la politique, des lois et des institutions affectant la façon avec laquelle une société est dirigée, administrée ou contrôlée. Récemment il y a eu un intérêt considérable dans les pratiques de gouvernance d’entreprise de sociétés modernes, particulièrement depuis les écroulements très médiatisés de grandes sociétés américaines comme la Société Enron et WorldCom ainsi que le vote d’une loi en réaction à ces événements (SOX).

La gouvernance d’entreprise spécifie les liens entre, et la distribution de droits et des responsabilités parmi, les groupes principaux de participants suivants : - Le conseil d’administration

- les directeurs (s’ils existent) - les ouvriers - les actionnaires ou les propriétaires - les régulateurs - les clients - la communauté (les personnes affectées par les actions de l’organisation) - les fournisseurs

Les individus dans les susdits groupes traitent avec l’entreprise en général ou en particulier avec des directeurs, les ouvriers et leurs responsables reçoivent des salaires, des avantages et peuvent profiter de la réputation de l’organisation ; pendant que les actionnaires reçoivent le retour sur capital. Les clients reç§oivent des marchandises et des services ; et les fournisseurs reç§oivent la rémunération pour leurs marchandises ou services vendus. En retour, ces individus fournissent le temps, le travail, l’expertise, le capital, des marchandises, des services, le consentement, etc. exigé par l’organisation pour poursuivre son but. Les acteurs agissent pour leurs intérêts propres, de telle sorte que l’organisation peut réaliser d’avantage que n’importe quel individu peut seul.

Le gouvernement d’entreprise vise à  : - Aligner les actions des parties individuelles d’une organisation à l’intérêt commun global. - Fournir les moyens par lesquels chaque partie individuelle de l’organisation peut croire que les autres parties font leurs contributions dans l’intérêt commun et que personne ne tire profit injustement à la charge de d’autres. - Assurer que le processus de décision est basé sur des informations qui circulent rapidement entre les différents partis et qu’ils peuvent avoir confiance.

Nommer des comités et des commissions pour prendre en charge le management stratégique, l’audit, etc. Ces entités devraient aussi mettre en oeuvre une structure de processus assurant que les informations que l’entreprise produit ou utilise soient gérées de bout en bout (de la création à l’archivage). Dans ce système, des procédures vérifient indépendamment et assurent l’intégrité du rapport financier de la société.

Ces concepts sont trouvés dans le système de Records management décrit dans la norme ISO 15489.

Le Records Management aide l’organisation à gérer les informations, ayant une valeur et sélectionnées et qui deviennent donc des records, produits par les processus étant responsables de l’accomplissement du travail à faire. Avec l’aide d’outils RM, comme les Metadonnées, des systèmes de stockage ou des outils de contrôle par exemple, les informations peuvent être préservées aussi longtemps qu’il est exigé par un processus, un usage, une politique, une loi ou une institution.

On peut avoir confiance dans ces records,  produits et utilisés parce que le processus de Records Management peut garantir leur intégrité en utilisant les commandes mises en oeuvre tout le long de son cycle de vie utilisant les metadonnées qui tracent l’histoire de sa gestion, empêchant n’importe quels dépositaires de les changer.

Le Records Management fournit aussi un moyen d’offrir plus de transparence à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation, en offrant un système de gestion de l’information connu et global, utilisant des schémas, des outils de recherche avancés, des index, metadonnées, etc.

La gouvernance d’entreprise et le Records Management sont sans aucun doute lié pour atteindre des objectifs communs : les objectifs de l’organisation.


Version anglaise :

Corporate governance is the set of processes, customs, policies, laws and institutions affecting the way a corporation is directed, administered or controlled.  Recently there has been considerable interest in the corporate governance practices of modern corporations, particularly since the high-profile collapses of large US firms such as Enron Corporation and WorldCom, and the law passed in reaction to these events (SOX).

Corporate governance specifies the relationships between, and the distribution of rights and responsibilities among, the main groups of participants : - The board of directors - The managers (if any) - The workers - The shareholders or owners - The regulators - The customers - The community (people affected by the actions of the organization) - The suppliers

The individuals within the above groups transact with the firm, for instance, directors, workers and management receive salaries, benefits and reputation ; whilst shareholders receive capital return. Customers receive goods and services ; and suppliers receive compensation for their goods or services. In return, these individuals provide the time, labor, expertise, capital, goods, services, consent, etc required for the organization to pursue its purpose.  The stakeholders act for their own individual purposes, so as the entire group can achieve more mutual benefit than any individual can alone.

Corporate governance aims to : - align the actions of the individual parts of an organization toward aggregate mutual benefit - provide the means by which each individual part of the organization can trust that the other parts each make their contribution to the mutual benefit and that none gain unfairly at the expense of others - Ensure that the decision process is based on information that flow quickly between the different parties and can be trusted

Committees and commissions are appointed in order to cover the strategic management, the audit, etc. They should also implement a process framework ensuring that the information it produces or uses is managed from end to end (creation to archive). Among this system, procedures independently verify and safeguard the integrity of the company’s financial reporting.

These concepts are found in the Records Management system described in the standard.

Records management helps the organization to manage the information, valuable and selected, which becomes then records, and are produced by the processes in charge of accomplishing the work to be done. With the help of RM tools, such as Metadata, and storage systems, and control tools, the information can be preserved for as long as it is required by a process, a custom, a policy, a law or an institution.

The records produced and used can be trusted because the records management process can guarantee it’s integrity using the controls implemented all along its life cycle using the metadata which builds the history of its management, preventing any stakeholders to alter it.

Records management also provides a mean to offer more transparency within and from the outside, by offering a known and global information management system, using schemas, advanced search tools, index, metadata, etc.

Corporate governance and Records Management are undoubtly linked to reach common goals : the organization’s goals.

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